Wir googeln, mailen, skypen und simsen durch den Alltag, wobei wir eigentlich nicht mehr nur simsen, sondern auch WhatsApp-Nachrichten verschicken. Im Geschäftsumfeld erhalten Mitarbeiter viele Mails täglich, im Jahr 2015 werden jeden Tag rund 200 Milliarden E-Mails versandt, hinzu kommen noch Nachrichten über andere Kanäle wie Social Media. Die Art und Weise, wie wir miteinander kommunizieren, hat sich in den letzten Jahrzehnten maßgeblich verändert. Neue Kommunikationskanäle kommen hinzu und die Zahl der Nachrichten steigt rasant an. Diese technologische und gesellschaftliche Entwicklung erfordert neue Methoden, zu arbeiten und sich und seine Inhalte neu zu strukturieren, ansonsten lernt man sehr schnell die gesundheitlichen Folgen, wie beispielsweise die Krankheit Burnout, kennen.
Das Smartphone ist mittlerweile zum ständigen Begleiter für viele Menschen geworden. Im Minutentakt werden wir mit Botschaften überschüttet. Beim Zähneputzen, beim Frühstück, auf dem Weg zur Arbeit und während der Mittagspause werden Nachrichten und Mails gelesen, wobei 75 Prozent aller Personen das Smartphone schon einmal auf der Toilette verwendet haben; in der Generation Y – so werden Menschen unter 30 Jahren oft bezeichnet – sind es sogar 91 Prozent der Personen. Elf Prozent finden es ebenso in Ordnung, während dem Sex Messages zu lesen. Zusätzlich kommt es durch Informations- und Kommunikationstechnologien auch zu einer immensen Beschleunigung des Berufslebens: Es wird eine schnelle und kompetente Antwort auf E-Mails erwartet, „a late response is no response“ gilt in vielen Ländern der Welt.
Im 21. Jahrhundert sind durch Smartphones, Tablets und soziale Netzwerke eine ständige Erreichbarkeit und eine immense Informationsüberflutung fast unumgänglich. Ein Leben nach dem Kalender und in vielen Fällen auch physische und psychische Folgen sind das Ergebnis der sogenannten Always-on-Gesellschaft.
Viele Arbeitnehmer lesen und bearbeiten E-Mails und Nachrichten auch in der Mittagspause, manchen fällt es sogar am Abend schwer, endlich einmal abzuschalten. Die geringeren Erholungsphasen führen bei vielen Menschen zu längeren Einschlafzeiten und unruhigem Schlaf. Durch die ständige Erreichbarkeit fühlen sich Arbeitnehmer auch in der Planung der Freizeitaktivitäten eingeschränkt. Die klassischen Jobmodelle, bei denen Mitarbeiter von 8 bis 17 Uhr im Büro ihren Tätigkeiten nachgehen, sind in der Mehrheit der Unternehmen noch führend, in den letzten Jahren entstanden aber immer mehr neue Arbeitszeitmodelle. Durch die ständige Erreichbarkeit in der Always-on-Gesellschaft wird dies auch in vielen Jobs erwartet: Ohne Rücksicht auf Abend oder Wochenende werden Projektskizzen und Präsentationen verschickt.
Das Kernstück der betrieblichen Kommunikation ist in den meisten Unternehmen das E-Mail. Mitarbeiter, die einen Tag lang ihre E-Mails nicht beantworten, sind gleichgestellt mit Urlaubern in der Antarktis – nicht mehr on. In einer Studie der Initiative IT und Mensch geben 70 Prozent aller Teilnehmer an, dass sie sich täglich mehr als eine Stunde ihren E-Mails widmen – aufgerechnet auf ein durchschnittliches Arbeitsleben sind das rund 10.000 Stunden, oder 13 Monate, oder mehr als ein Jahr. Im Gegensatz dazu geben nur elf Prozent an, dass sie ein Vier-Augen-Gespräch als wichtigstes Kommunikationsmedium nutzen, obwohl fast 45 Prozent genau dieses als Lieblingsmedium bezeichnen.
Eine mögliche Unterstützung, um die Nachrichten in der Vielfalt der Kommunikation zu ordnen, sind Tools wie IBM Verse. Sie erlauben es, verschiedene Kommunikationswege – E-Mail, Kalender, Instant Messaging und Social Media – innerhalb einer Plattform zu bedienen. Dem Vorteil, dass die Plattform Nachrichten über alle Geräte hinweg analysiert und nach Wichtigkeit priorisiert, steht vor allem der Nachteil der Abhängigkeit gegenüber. Sie begrenzt die Vielfalt der Kommunikationsmöglichkeiten des Endnutzers und erschafft ein „geschlossenes“ System, aus dem man sich in der Praxis dann nur selten herausbegibt. Aus diesem Grund sind solche Tools in vielen Fällen eine Erleichterung, aber doch mit Vorsicht zu genießen.
Den passenden individuellen Lösungsweg für eine erfolgreiche Kommunikation muss in der Zukunft wohl jeder Betroffene selbst herausfinden. Jeder Mitarbeiter muss für sich selbst entscheiden, zu welchen Zeiten und unter welchen Bedingungen er kommunizieren möchte, sofern es natürlich vom Arbeitgeber zugelassen wird. Einige beantworten E-Mails vielleicht gerne am Wochenende, um dann im Gegenzug unter der Woche eine Auszeit nehmen zu können. Manche wären vielleicht sogar bereit, sich die Arbeitstage selbst auszusuchen. Eine wesentliche Frage ist natürlich, inwieweit ein Unternehmen solche Freiheiten zulässt beziehungsweise fördert, um eigenverantwortliches, flexibles Arbeiten zu ermöglichen. Eine aktive Unterstützung von Unternehmen und flexible Jobmodelle für Mitarbeiter wären ein Schritt in die richtige Richtung.
Die Herausforderung für eine erfolgreiche Kommunikation in der Zukunft liegt also darin, die Vorteile von neuen Kommunikationskanälen bestmöglich zu verwenden und die Nachteile zu minimieren. Um diese Herausforderung lösen zu können, empfiehlt es sich, eine passende Softwarelösung zu finden, die die Möglichkeiten der vernetzten Kommunikationskultur nutzt und zugleich einen offenen Handlungsspielraum im Arbeitsalltag erlaubt. Das Zusammenspiel von passender Softwarelösung und der Bereitschaft zur Flexibilität auf Arbeitnehmer- und Arbeitgeberseite kann in Zukunft zu einem echten Wettbewerbsvorteil für Unternehmen werden, bei dem auch Mitarbeiter die neuen Spielregeln für mehr Flexibilität und Freizeit bestmöglich nutzen können.
Quellen:
http://de.engadget.com/2012/10/05/infographik-des-tages-smartphone-nutzung-auf-der-toilette/
https://books.google.at/books?hl=en&lr=&id=YvXlAgAAQBAJ&oi=fnd&pg=PA7&ots=AXHbEuC4ZL&sig=p5_8mez-6fpep-X7NBMEYz57YSQ#v=onepage&q&f=false
http://www.iga-info.de/fileadmin/Veroeffentlichungen/iga-Reporte_Projektberichte/iga-Report_23_Staendige_Erreichbarkeit_Teil1.pdf
http://bgm-ostschweiz.ch/wp_live/wp-content/uploads/ITuM-Studie-E-Mailmanagement-online.pdf
http://www.ibm.com/news/ch/de/2014/11/18/ibm_verse.html
Bildnachweis: nemodoteles (Flickr)
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